Erste Schritte
Benutzerinformationssystem (SUIM)
Wie gehen Sie mit neuen Anwendern im Rahmen der SAP Fiori Benutzerverwaltung um? Natürlich können Sie jeden Benutzer einzeln in allen Systemen anlegen, mit denen der Anwender arbeitet. Das ist aber je nach Anzahl der Systeme extrem aufwendig. Daher bietet sich hierfür eine zentrale Benutzerverwaltung an. Häufig werden neue Nutzer nur in einem System (z. B. Microsoft Active Directory) angelegt und von dort automatisiert in alle anderen Systeme übertragen. Eine weitere Möglichkeit ist die Selbst-Registrierung der Anwender. Der IAS in der Cloud bringt neben der im Standard enthaltenen Selbst-Registrierung auch einige Sicherheitsfeatures mit. Dazu zählt beispielsweise die Einschränkung von erlaubten E-Mail-Adressen oder die Definition von Passwort-Richtlinien. On-Premises ist diese Funktionalität nicht standardmäßig gegeben und Sie müssten sich bei Bedarf selbst um eine Selbst-Registrierung kümmern. Der Vorteil: Wenn Sie schon einmal dabei sind, können Sie die Registrierung auch um die automatische Vergabe der benötigten Berechtigungen erweitern und weitere Zeit einsparen. Durch die Nutzung eines solchen Features wird Ihre IT-Abteilung operativ entlastet – so bleiben mehr Kapazitäten für andere Aufgaben.
Überlizenzierung kommt wesentlich häufiger vor als Unterlizenzierung. Sie zeichnet sich dadurch aus, dass mehr Lizenzen vom Unternehmen erworben wurden als notwendig. Oft werden vorsichtshalber die deutlich teureren Lizenztypen erworben, obwohl deren Funktionalität nicht voll ausgeschöpft wird. Hinzu kommt, dass bei der Vermessung automatisch die teure Kategorie Professional User angewendet wird, wenn an einen Benutzer gar keine Lizenz vergeben wurde. Der Kunde verstößt zwar mit einer Überlizenzierung nicht gegen den SAP-Vertrag, aber es entstehen unnötige Kosten bei der jährlichen Wartung. Wo ein Kunde an seine Benutzer unnötigerweise die teuersten Lizenztypen vergibt, ist relevantes Potenzial für Einsparungen zu erkennen.
EINFÜHRUNG IN DIE SAP-LIZENZIERUNG
Der interaktive SAP Benutzer- und Berechtigungsantrag bietet die Möglichkeit, Daten direkt durch den Anwender in einem PDF-Formular eingeben zu lassen. Hierbei können außerdem ergänzende Informationen eingeblendet werden, die den Anwender leiten und so das korrekte Ausfüllen unterstützen. Über eine integrierte „Senden“ Funktion kann das ausgefüllte PDF mit allen Angaben an einen zuständigen Mitarbeiter gesendet oder über ein entsprechendes Postfach mit geringen Anpassungen automatisch in das SAP System übernommen werden.
Mit "Shortcut for SAP Systems" steht ein Tool zur Verfügung, das einige Aufgaben im Bereich der SAP Benutzerverwaltung erheblich erleichtert.
Um sich einen ersten Überblick über die Standardtabellen zu verschaffen, lohnt sich ein Blick auf den Tabellennamen: + Tabellen, die mit AGR beginnen, enthalten Daten über Rollen + Tabellen, die mit USH beginnen, enthalten Daten der Änderungsbelege (change document information) + Tabellen, die mit USR beginnen, enthalten Daten über Benutzer (user master information) + Tabellen, die mit UST beginnen, enthalten die Daten, die in der SUIM aufbereitet werden.